ఫోన్ కాల్స్, "నత్త" మెయిల్ మరియు కొన్ని సందర్భాల్లో, ముఖాముఖి సమావేశాల కంటే ఈ రోజుల్లో ఎలక్ట్రానిక్ కమ్యూనికేషన్ మరింత ప్రజాదరణ పొందింది. వైద్య కార్యాలయంతో సహా ఏదైనా ప్రొఫెషనల్ సెట్టింగ్లో, సహోద్యోగులకు, రోగులు, వైద్యులు, ఆసుపత్రులు, విక్రేతలు లేదా ఇతర వృత్తి నిపుణులకు ఇమెయిల్లను పంపిస్తున్నప్పుడు అనేక విషయాలను పరిగణలోకి తీసుకోవడం చాలా ముఖ్యం.
ప్రజలు వారి రోజు ప్రారంభ మరియు ఇమెయిల్ చదవడం యొక్క ఒక పెద్ద భాగం ఖర్చు.
విలువైన సమయం మరియు అసమర్థమైన ఇమెయిల్లలో విలువైన సమయం వృధా చేయరాదు. మీరు ఫోన్, మెయిల్ సుదూర లేదా ముఖం- to- ముఖం లో ఉపయోగించే అదే నైపుణ్యానికి కూడా ఒక ఇమెయిల్ లో వ్యక్తం చేయాలి. ఒక ఇమెయిల్ సంభాషణ రూపం మరియు రిసీవర్ సందేశాన్ని అర్థం చేసుకునే మార్గం మాత్రమే అని గుర్తుంచుకోండి.
ఒక ఇమెయిల్ను సృష్టించడం మరియు పంపించే ముందు, మీరే అనేక ప్రశ్నలను అడగండి.
- నేను పంపే సమాచారం కోసం కమ్యూనికేషన్ యొక్క ఉత్తమ రూపం ఇమెయిల్ అవుతుందా?
- అది వృత్తిగా ఉందా?
- ఇది HIPAA కంప్లైంట్ కాదా?
- ఇది ఖచ్చితంగా నాకు మరియు వైద్య కార్యాలయం ప్రాతినిధ్యం ఉందా?
ఇమెయిల్ మర్యాదలు రూల్ # 1
మీరు సందేశాన్ని పంపించే ముందు మీ సందేశపు కంటెంట్ గురించి ఆలోచించండి. మీ ఫోన్ కోసం ఒక ఫోన్ కాల్ లేదా సమావేశానికి బదులుగా ఇమెయిల్ సరైన కమ్యూనికేషన్ అని నిర్ధారించుకోండి. మీ వైద్య కార్యాలయం యొక్క ఊహించిన చిత్రం మరియు నైపుణ్యానికి సంబంధించిన స్థాయిని ప్రతిబింబించాలి.
అశ్లీల, అప్రియమైన, అపవాదు, అపవాదు, జాత్యహంకార లేదా లైంగిక స్వభావం కలిగిన ఏదైనా ఇమెయిల్ను పంపకండి, ముందుకు పంపకండి లేదా ప్రత్యుత్తరం ఇవ్వకండి. మీరు మరియు మెడికల్ ఆఫీస్ కోసం జరిమానాలు తీవ్రంగా ఉంటాయి.
ఇమెయిల్ మర్యాదలు రూల్ # 2
సరైన వ్యాకరణం, విరామచిహ్నం మరియు అక్షరక్రమాన్ని ఉపయోగించుకోండి. మళ్ళీ, మీ సందేశం మీ మెడికల్ ఆఫీస్ యొక్క ప్రతిబింబం.
అలాగే, సందేశాన్ని సంక్షిప్తంగా ఉంచడం మరియు మీ సందేశానికి సరైన లేఅవుట్ను చదవడం సులభతరం చేస్తుంది, ఇది సులభంగా చదువుతుంది. మీరు హిట్ చేయడానికి ముందు మీ ఇమెయిల్ను ప్రూఫ్ చేయండి .
ఆన్లైన్ ప్రపంచంలో వినండి లేదా విసరడం గా పరిగణించబడుతున్నందున అన్ని CAPS ను ఉపయోగించవద్దు. ఒక పదం లేదా పదబంధాన్ని నొక్కి చెప్పడానికి బోల్డ్ లేదా ఇటాలిక్లను ఉపయోగించండి. అలాగే, మీ ఇమెయిల్ చదవడానికి చాలా కష్టతరం చేస్తుంది, ఇది చాలా ఫాన్సీ లేదా వింత ఫాంట్లను ఉపయోగించకుండా నివారించండి.
ఇమెయిల్ మర్యాదలు రూల్ # 3
సరైన గ్రహీత (లు) కు ఇమెయిల్ పంపుతున్నట్లు నిర్ధారించుకోండి. మెడికల్ ఆఫీసులో సమాచారం, ముఖ్యంగా రోగి సమాచారంతో సంబంధం కలిగి ఉండాలి, ఆధారం గురించి మాత్రమే తెలుసుకోవాలి. అంతేకాక, ప్రజలకు సంబంధించిన సమాచారాన్ని "వ్యర్థ మెయిల్" గా పరిగణించవచ్చని భావిస్తారు.
వ్యక్తిగత మరియు రహస్య సమాచారాన్ని చర్చించకండి లేదా రోగి ఫైళ్ళను ఒక ఇమెయిల్ లో అటాచ్ చేయవద్దు . ఖాతాను సమీక్షించడానికి ఎవరైనా సలహా ఇవ్వడానికి రోగి ఖాతా నంబర్లు లేదా వైద్య రికార్డు సంఖ్యలను ఉపయోగించండి. మీ సమాచారం అక్కడ గమనించాలి.
ఇమెయిల్ మర్యాదలు రూల్ # 4
సాధ్యమైనప్పుడు 24 గంటల్లో ప్రొఫెషనల్ ఇమెయిల్లకు ప్రత్యుత్తరం ఇవ్వండి. మీకు తగినంత సమయాన్ని ఇవ్వని పక్షంలో, మీరు ఇమెయిల్ అందుకున్నారని చెప్పడానికి కనీసం ప్రతిస్పందించండి మరియు వీలైనంత త్వరలో మీరు వాటిని తిరిగి పొందుతారు.
చందా / సబ్స్క్రైబ్ చందా కోసం స్పామ్కు లేదా అభ్యర్థనలకు ప్రత్యుత్తరం ఇవ్వవద్దు.
ఇది మీ వ్యాపార ఇమెయిల్ను నింపడానికి మరింత స్పామ్ను మాత్రమే సృష్టిస్తుంది.
ఇమెయిల్ మర్యాదలు రూల్ # 5
ఇమెయిల్స్ నుండి భావోద్వేగాలను ఉంచండి. మర్యాదపూర్వకంగా మరియు వృత్తిపరంగా ఉండండి. మీరు ఆ రకమైన సంబంధాన్ని నిర్మించడానికి తగిన సమయం ముగిసిన తర్వాత మీకు అనధికారికంగా ఎవరు ఉంటారో తెలుసుకోండి.
మీరు తర్వాత చింతిస్తున్నాము ఒక ఇమెయిల్ లో ఏదైనా చెప్పవద్దు. కోపంతో ఒక ఇమెయిల్ పంపడం లేదా ప్రతిస్పందించినప్పుడు జాగ్రత్తగా ఉండండి. మరొక వ్యక్తి గురించి వ్యక్తిగత వ్యాఖ్యలను చేయవద్దు, ఎవరైనా బాధపెట్టే లేదా మీరు వ్యక్తిగతంగా చెప్పని ఏదైనా చెప్పే వ్యాఖ్యలు చేయండి.
ఇమెయిల్ మర్యాదలు రూల్ # 6
హాస్యం, హాస్యోక్తులు మరియు వ్యంగ్యాలను కనీసం కనిష్టంగా ఉంచండి. ఉద్దేశ్యాలు తరచూ ఇమెయిల్లో "అనువాదంలో కోల్పోతాయి" మరియు ప్రజలు ఎల్లప్పుడూ జోక్ పొందలేరు.
గ్రహీత యొక్క దృక్పథం నుండి దాని గురించి ఆలోచించండి.
గొలుసు అక్షరాలకు పంపకండి, ముందుకు పంపకండి లేదా ప్రత్యుత్తరం ఇవ్వకండి. ఇది వృత్తి నిపుణత లేనిది మరియు కొంతమంది దీనిని జంక్ మెయిల్గా చూస్తారు. మీరు పంపే ఏదైనా కంటెంట్ చిత్రం మరియు మీ వైద్య కార్యాలయం యొక్క అంచనా వృత్తి స్థాయిని ప్రతిబింబించాలి.